1 Správce a kontakty

Správcem osobních údajů je spolu-bez-lepku s.r.o., IČO 04816170, se sídlem Karlova 933/7, 614 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 92076. Provozujeme internetový obchod Karolíno. na www.karolino.cz.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@karolino.cz, telefonicky na +420 721 205 309 nebo písemně na adrese sídla. Tento dokument se týká zákazníků, zájemců o nákup a návštěvníků e-shopu; neupravuje zaměstnaneckou dokumentaci ani kamerový systém provozoven.

2 Údaje a jejich zdroje

Zpracováváme údaje, které nám předáte při objednávce, registraci, vložení hodnocení nebo při komunikaci: zejména jméno a příjmení, kontaktní údaje, fakturační a doručovací adresu, případně IČO a DIČ, obsah objednávky, požadované úpravy výrobků a související komunikaci. Zpracováváme také údaje o úhradě, dodání, odstoupení a reklamaci. Informace o výsledku platby a doručení získáváme rovněž od příslušných poskytovatelů.

Údaje nezbytné pro uzavření a splnění smlouvy musíme mít k dispozici, abychom mohli nákup vyřídit. Nepovinné údaje poskytovat nemusíte. Informace o technických údajích a cookies upravuje článek 7.

3 Účely a právní základy

Objednávky a komunikace. Údaje používáme k uzavření a plnění kupní smlouvy, výrobě podle sjednaného zadání, zajištění platby a dopravy a komunikaci o nákupu. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Při plnění zákonných povinností, například při evidenci reklamací, používáme čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Marketingový souhlas není podmínkou nákupu.

Zákaznický účet. Registrace umožňuje vedení účtu a zpřístupnění historie objednávek. Údaje potřebné pro tyto funkce zpracováváme pro plnění smlouvy o poskytování účtu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. O zrušení účtu lze požádat na našem kontaktním e-mailu.

Hodnocení. Na webu můžete dobrovolně vložit hodnocení; žádosti o hodnocení po nákupu nerozesíláme. Hodnocení a nezbytné údaje autora zpracováváme na základě oprávněného zájmu na poskytování zpětné vazby a informací o výrobcích podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku. Veřejné údaje je nutné před odesláním hodnocení rozlišit od neveřejných kontaktních údajů.

Účetnictví. Údaje na účetních a daňových dokladech zpracováváme ke splnění zákonných povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Ochrana právních nároků. Nezbytné smluvní a komunikační podklady používáme pro uplatnění a obhajobu práv na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Firemní zákazníci. Kontaktní údaje zaměstnanců a zástupců firemních zákazníků zpracováváme v potřebném rozsahu na základě oprávněného zájmu na komunikaci a plnění smlouvy s jejich firmou.

4 Fotografie a zadání zakázkových výrobků

Fotografie, nápisy a další podklady nám zákazníci zasílají e-mailem. Používáme je k přípravě a výrobě konkrétní zakázky. Během přípravy mohou být připojeny k objednávce a zpřístupněny pracovníkům, kteří výrobek připravují. E-mailové schránky používané pro tyto účely provozujeme prostřednictvím Zoho Mail; správcem údajů při vyřizování zakázky zůstává naše společnost.

Osobní údaje objednávajícího používáme v nezbytném rozsahu pro plnění smlouvy. Obsahují-li podklady údaje jiné osoby, jejich nezbytné použití posuzujeme podle oprávněného zájmu na realizaci zakázky a práv dotčené osoby, zvláště jde-li o dítě. Zasílejte pouze podklady, které jste oprávněni pro daný účel použít, a neposílejte zbytečné citlivé údaje.

Po dokončení objednávky odstraňujeme elektronické kopie fotografie v e-mailu a u objednávky a skartujeme vytištěné kopie. Samotné zaslání fotografie k výrobě není souhlasem s jejím zveřejněním v reklamě nebo na sociálních sítích.

5 Přístup k údajům a příjemci

Do administrace Shoptetu a zákaznické e-mailové schránky mají v rámci našeho provozu přístup pouze pověření zaměstnanci. Pracovníci výroby dostávají pouze podklady potřebné pro přípravu zakázky. Marketingová agentura nemá přístup do administrace eshopu k objednávkám.

V nezbytném rozsahu se na zpracování podílejí poskytovatelé platformy Shoptet, platebního řešení Shoptet Pay a bankovních služeb, služby Zoho Mail, přepravního zprostředkování Zaslat.cz a vybraní dopravci, zejména PPL, DPD a GLS. Údaje mohou obdržet také příslušné orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon. Poskytovatelé mohou podle konkrétní služby působit jako zpracovatelé nebo samostatní správci.

Účetnictví vedeme interně v programu na vlastním počítači. Objednávky ani zákaznické seznamy nestahujeme do samostatných seznamů.

S marketingovou agenturou spolupracujeme na reklamě v prostředí Meta a vyhodnocování její účinnosti. Absence přístupu agentury k objednávkám sama o sobě nevylučuje práci s identifikátory návštěvníků či reklamními údaji. Konkrétní rozsah je nutné ověřit podle zapojených nástrojů v článku 7.

6 Doby uchovávání a mazání

Údaje uchováváme podle jejich účelu. Následující doby představují pravidla přijatá pro provoz e-shopu; zrušení účtu nebo výmaz komunikace nevede k odstranění dokladů, které musíme uchovávat podle zákona.

Daňové doklady k DPH: deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Ostatní povinné účetní záznamy uchováváme po dobu stanovenou příslušným právním předpisem.

Běžná komunikace a provozní údaje k dokončené objednávce, které nejsou součástí povinně uchovávaných dokladů: tři roky od vyřízení objednávky.

Poptávky, ze kterých nevznikla objednávka: jeden rok od poslední komunikace.

Zákaznický účet: po dobu jeho používání; po třech letech neaktivity jej po předchozím upozornění zrušíme. Za aktivitu považujeme přihlášení nebo nákup přiřazený k účtu. O dřívější zrušení lze požádat. Údaje o nákupech potřebné pro zákonné povinnosti nebo právní nároky se uchovávají odděleně podle příslušného účelu.

Fotografie a obrazové podklady pro zakázkový výrobek: do dokončení objednávky; poté odstraníme elektronické kopie a skartujeme papírové kopie.

Veřejné hodnocení: po dobu zveřejnění příslušného produktu nebo relevance hodnocení; poté je odstraníme nebo nevratně anonymizujeme.

Je-li konkrétní podklad nezbytný pro řešení probíhajícího sporu nebo uplatnění právního nároku, uchováme potřebný rozsah po dobu tohoto účelu. Nejde o plošné prodloužení uchovávání všech údajů. Technické identifikátory a cookies mají vlastní doby podle článku 7.

7 Cookies reklama a analytika

Pro fungování e-shopu se používají cookies a obdobné technologie. Nezbytné technologie zajišťují zejména požadované funkce košíku, přihlášení a zapamatování volby nastavení. U technologií nezbytných pro poskytování výslovně požadované služby se souhlas s uložením do zařízení nevyžaduje; případné zpracování osobních údajů musí mít odpovídající právní základ podle GDPR.

Nepovinné analytické a marketingové technologie, které vyžadují souhlas, lze aktivovat až po jeho udělení. Souhlas je dobrovolný a odmítnutí těchto technologií nesmí bránit samotnému nákupu. Souhlas lze odvolat; tím není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Provozní statistiky o vlastních objednávkách v Shoptetu rozlišujeme od sledování návštěvníků webu. Reklamu zajišťujeme v prostředí Meta. Samotné zadávání reklamy neznamená, že e-shop automaticky využívá Meta Pixel nebo serverové předávání událostí.

8 Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Používání zahraničních technologických služeb může zahrnovat předání nebo zpřístupnění údajů mimo Evropský hospodářský prostor. Rozhodující je konkrétní služba, region účtu, zapojení subdodavatelů a případný vzdálený přístup.

9 Vaše práva

Za podmínek GDPR máte právo na přístup k údajům a jejich kopii, opravu nepřesných údajů, výmaz nebo omezení zpracování. Právo na přenositelnost se vztahuje na vámi poskytnuté údaje zpracovávané automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu. Výmaz není absolutní; nezbytné údaje můžeme uchovat například kvůli zákonné povinnosti nebo ochraně právních nároků.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Proti přímému marketingu, včetně souvisejícího profilování, lze namítat kdykoli; pro tento účel pak údaje dále nepoužijeme. Souhlas můžete odvolat stejně snadno, jako byl udělen.

Žádosti zasílejte na kontakt v článku 1. Informaci o vyřízení poskytneme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. V zákonem stanovených případech lze lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; o důvodech vás informujeme během prvního měsíce. Uplatnění práv je zásadně bezplatné. Při důvodných pochybnostech o totožnosti můžeme požádat o přiměřené ověření. U zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí se uplatní zákonné výjimky.

Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz, a domáhat se soudní ochrany.

10 Newsletter a změny dokumentu

Newsletter nyní nerozesíláme a nesbíráme přihlášení k jeho odběru. E-maily o objednávce, platbě, dodání a reklamaci slouží k vyřízení nákupu.

Při změně účelů nebo způsobů zpracování upravíme informace tak, aby odpovídaly skutečnému provozu. Před zpracováním pro nový účel poskytneme příslušné informace podle GDPR.